Pourquoi et comment refacturer les services télécoms au sein du groupe ?

Au sein d’un groupe, il est courant que des frais soient refacturés entre filiales.

Dans certains cas, la maison mère du groupe ou une de ses filiales prend à sa charge l’ensemble des frais de télécommunication de toutes les entités. Que ce soit pour les liens d’accès (adsl, sdsl, fibre), la voix (VoIP, Centrex, Trunk SIP…) ou encore la gestion du matériel ou de la flotte mobile, une entité se chargera d’être l’intermédiaire principal qui remontera les informations aux différents fournisseurs en cas d’incidents ou de nouveaux besoins.

Sachant qu'il est devenu, presque, impossible de travaillaier sans ces types de serices, se pose alors la question de la refacturation télécoms intra-groupe.

Alors, comment peut-on refacturer ses filiales pour les services de téléphonie et d’accès internet ?

1. S’équiper d’un logiciel de refacturation télécoms

Finalement, L’entité ayant la charge de fournir et gérer les télécoms dans le groupe va agir comme un véritable opérateur marque blanche (même si elle ne va normalement pas marger sur les sociétés du groupe).

L'entité en charge des télécoms se doit, afin de se plier aux règles comptables et fiscales, de fournir des factures en bonne et due forme. La déductibilité d’une prestation nécessite qu’elle soit justifiée dans sa nature et dans son montant. Une simple facture avec la mention « management fees » ne permet pas d’établir la nature et le montant de la prestation (CAA de Paris 10 octobre 2018 n° 17PA02373)

Sans un logiciel de facturation CDR et télécoms, impossible de retranscrire fidèlement les montants à facturer sans risquer d’émettre une fausse facture.

2. Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture télécoms ?

La facture, mais surtout le détail, doivent contenir les éléments suivants :

Période facturée
Information de consommation par ligne (NDI fixe ou mobile)
hors forfait éventuel
Le détail d'appels

Sans ces mentions, l'Administration n'aura aucune peine à établir le fait que la refacturation n'est pas justifiée et vous accuser de "facturation fictive ou de complaisance" qui mène, par exemple, à la récupération indue de la TVA facturée. Ce schéma de fraude peut-être lourdement sanctionné lors d'un contrôle fiscal :

Rappels des droits dus
Intérêts de retard au taux de 0,4% par mois
Majorations de 40% des droits rappelés lorsque la fraude a été commise en toute connaissance de cause
Majorations portées à 80% lorsque des manœuvres destinées à égarer l’administration ont été mises en œuvre
Majorations de 100% en cas d’opposition à contrôle fiscal.

Vous avez tout de même une petite latittude quant au niveau de détail dans les abonnements :

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3. Proposez un peu plus à vos filiales et agences

Vos responsables administratifs, vos Directeurs, peuvent également avoir des demandes sur les statistiques de consommations. L’activité télécoms de vos agences ou filiales reflètent l’activité en général. Vous pouvez donc mettre à disposition une série de statistiques, que ce soit sur l’extranet ou via un fichier PDF.

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